Karta obiegowa - co to jest i do czego służy?

Karta obiegowa to dokument, który odgrywa ważną rolę w procesie formalnego zakończenia współpracy z określoną instytucją – szkołą, uczelnią czy pracodawcą. Jej celem jest potwierdzenie, że dana osoba dopełniła wszystkich formalności związanych z zakończeniem etapu edukacyjnego lub zawodowego. Choć sama nazwa brzmi niepozornie, brak tego dokumentu może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym opóźnieniami w wydaniu dokumentów, potrąceniami z wynagrodzenia lub nawet sporami sądowymi.

Najwięcej zastosowań karta obiegowa znajduje na uczelniach wyższych, gdzie stanowi dokument obowiązkowy dla każdego studenta kończącego naukę lub przenoszącego się na inną uczelnię. Jej wypełnienie jest wymagane nie tylko przy uzyskaniu dyplomu, ale także w przypadku rezygnacji ze studiów czy skreślenia z listy studentów.

Karta obiegowa na uczelni – jakie pełni funkcje?

Dla uczelni karta obiegowa jest narzędziem służącym do uporządkowania formalności związanych z odejściem studenta. W karcie wymienione są poszczególne działy uczelni, z którymi student musi się rozliczyć – m. in. biblioteka, dziekanat, dom studencki, laboratoria, a niekiedy nawet sekretariat kierunku.

Celem dokumentu jest potwierdzenie, że student zwrócił wszystkie wypożyczone materiały dydaktyczne i uregulował zaległości finansowe. Tylko po zebraniu wymaganych podpisów, które potwierdzają dopełnienie wszystkich obowiązków wobec uczelni, możliwe jest wydanie dokumentów końcowych, takich jak dyplom czy suplement.

Co grozi z powodu nieoddania obiegówki?

Brak rozliczenia się z uczelnią może skutkować opóźnieniem lub nawet niewydaniem dokumentów końcowych, w tym dyplomu ukończenia studiów. Uczelnia, kierując się instrukcjami wewnętrznymi, ma prawo wstrzymać wydanie dokumentów do czasu uprzedniego rozliczenia się przez studenta.

W przypadku zniszczenia lub zgubienia powierzonego mienia, student odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą z jego winy. Obowiązkiem uczelni jest wówczas określenie wartości strat oraz – po uprzednim sprawdzeniu – ewentualne żądanie naprawienia szkody wyrządzonej.

Karta obiegowa w kontekście zakończenia stosunku pracy

Choć karta obiegowa kojarzy się głównie z edukacją, wiele zakładów pracy również korzysta z tego dokumentu. Ma on wówczas formę załącznika do dokumentacji pracowniczej, która musi zostać rozliczona przed tym, jak następuje ustanie stosunku pracy.

Rozliczenie pracownika obejmuje m. in. oddanie służbowego sprzętu, rozliczenie z czasu pracy, rozrachunki finansowe oraz zdanie odzieży służbowej. W karcie obiegowej wyszczególnione są komórki organizacyjne, z którymi należy się rozliczyć – np. dział IT, dział BHP, kadry, administracja.

Obowiązek wypełnienia karty obiegowej może wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych. Jeżeli do dnia rozwiązania umowy pracownik nie wypełni formalności, może to skutkować opóźnieniem wypłaty wynagrodzenia, wydania świadectwa pracy lub innymi konsekwencjami służbowymi.

Świadectwo pracy a karta obiegowa

Zgodnie z Kodeksem Pracy, rozliczenie pracownika powinno nastąpić najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Po wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest do bezzwłocznego wydania dokumentów, w tym świadectwa pracy. Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny.

Kodeks Pracy nie nakłada obowiązku przedstawienia karty obiegowej jako warunku wydania świadectwa pracy, jednak w praktyce uprzednie rozliczenie się z powierzonym mieniem oraz innymi obowiązkami wynikającymi z regulaminu pracy może być wymagane.

W przypadku, gdy pracodawca nie wyda pracownikowi świadectwa pracy z powodu niewypełnienia karty obiegowej, działanie takie może być uznane za działanie bezprawne. Pracownik ma wówczas prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu.

Szczególne sytuacje związane z kartą obiegową

Zdarza się, że w przypadku zmiany stanowiska wewnątrz firmy lub rozpoczęcia kolejnego stosunku pracy po wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, również konieczne jest wypełnienie obiegówki. Czas pozostawania pracownika bez rozliczenia może wpływać na wysokość wynagrodzenia i obowiązki pracodawcy zgodnie z przepisami Prawa Pracy.

Jeżeli pracownik nie zwróci sprzętu służbowego lub innych elementów powierzonych mu do użytku, pracodawca może dochodzić swoich roszczeń, łącznie z żądaniem wypłaty odszkodowania. W sytuacji, gdy pracownik zgłasza powyższe fakty (np. niemożność zwrotu sprzętu z powodów niezależnych od siebie), warto, aby zostało to udokumentowane pisemnie.

W przypadku gdy ustaje stosunek pracy i karta obiegowa nie została podpisana, z winy pracownika lub niedopatrzenia działów organizacyjnych, skutek wydania niewłaściwego lub niepełnego świadectwa pracy może prowadzić do dalszych komplikacji, w tym błędów przy rejestracji w Urzędzie Pracy czy ZUS.

Obiegówka w praktyce – jak wygląda?

Standardowa karta obiegowa zawiera imię i nazwisko pracownika lub studenta, datę rozwiązania stosunku pracy lub zakończenia nauki, a także wykaz działów, z którymi należy się rozliczyć. Wymagane podpisy i pieczątki stanowią potwierdzenie dopełnienia obowiązku zwrotu powierzonego mienia, dokumentów, narzędzi czy papierów wartościowych.

W ciągu siedmiu dni przesyła się wypełnioną kartę do działu kadr, archiwum lub dziekanatu – w zależności od rodzaju instytucji. Dopiero po jej zatwierdzeniu możliwe jest zakończenie wszystkich procedur kadrowych lub administracyjnych.

Podsumowanie

Karta obiegowa, choć niekiedy postrzegana jako formalność, jest niezbędnym dokumentem zabezpieczającym interesy zarówno uczelni, jak i pracodawców. Umożliwia pełne rozliczenie z obowiązków, zapobiega nadużyciom oraz pozwala na uporządkowanie spraw organizacyjnych. Warto pamiętać, że zlekceważenie obowiązku jej oddania może skutkować opóźnieniami w wydaniu dokumentów, odpowiedzialnością materialną czy nawet sprawą w Sądzie Pracy.