Ile się czeka na duplikat świadectwa ukończenia szkoły?

Utrata oryginalnego świadectwa ukończenia szkoły to sytuacja, która może przysporzyć sporo stresu, zwłaszcza gdy dokument jest potrzebny do kontynuowania nauki, podjęcia pracy lub udziału w procesach rekrutacyjnych. W takich przypadkach można ubiegać się o duplikat świadectwa, który ma taką samą moc prawną jak oryginał. Warto wiedzieć, jakie kroki należy podjąć, ile trwa wydanie duplikatu i jakie formalności trzeba spełnić, by uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
Gdzie i jak złożyć wniosek o duplikat?
W przypadku utraty oryginału świadectwa należy złożyć odpowiedni wniosek w placówce, która wydała dokument. Może to być szkoła podstawowa, średnia lub zawodowa. W przypadku starszych dokumentów, jeśli szkoła została zlikwidowana, jej obowiązki przejmuje organ prowadzący lub właściwe kuratorium oświaty.
Dokument powinien być złożony w sekretariacie szkoły, która wystawiła oryginalne świadectwo. W niektórych przypadkach instytucja może umożliwiać złożenie wniosku drogą pocztową lub mailową, jednak zazwyczaj preferowana jest forma papierowa. Wypełniony formularz musi zawierać niezbędne informacje, takie jak dane osobowe wnioskodawcy, nazwa szkoły, rok ukończenia oraz rodzaj dokumentu (np. świadectwo ukończenia szkoły, duplikat świadectwa dojrzałości, duplikat świadectwa maturalnego, świadectwa robotnika wykwalifikowanego, dyplomu mistrza czy dyplomów państwowych).
Wymagane dokumenty i opłaty
Do wniosku należy dołączyć dokument tożsamości (do wglądu lub kopię, jeśli wniosek składany jest zdalnie), ewentualne pełnomocnictwo (jeśli wniosek składany jest przez inną osobę) oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
Koszt wydania duplikatu świadectwa jest regulowany przez rozporządzenie MEiN i wynosi zazwyczaj 26 zł. Należność wnosi się na rachunek bankowy danej placówki lub jednostki organizacyjnej. Szkoła powinna udostępnić numer konta oraz sposób załatwienia sprawy – czy dokument można odebrać osobiście, czy zostanie przesłany pocztą.
Ile się czeka na duplikat świadectwa?
Standardowy czas oczekiwania na wydanie duplikatu świadectwa to do 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku. W praktyce szkoły często wydają dokumenty znacznie szybciej – nawet w ciągu kilku dni roboczych – o ile posiadają wszystkie potrzebne dane w archiwum.
W przypadku bardziej złożonych sytuacji – na przykład gdy szkoła nie funkcjonuje lub dokumenty zostały przekazane do archiwum lub kuratorium oświaty – czas oczekiwania może wydłużyć się do dwóch miesięcy. Aby uniknąć zbędnych opóźnień, warto wcześniej upewnić się, do kogo należy się zwrócić w konkretnej sprawie i czy wszystkie wymagane pola w formularzu zostały poprawnie wypełnione.
Jak przebiega proces uzyskania duplikatu?

1. Składanie wniosku – należy wypełnić formularz, dołączyć dowód opłaty i złożyć go w odpowiedniej placówce edukacyjnej.
2. Sprawdzenie danych – szkoła weryfikuje dane osobowe oraz przebieg edukacji.
3. Wydanie duplikatu – po pozytywnej weryfikacji dokument zostaje wystawiony.
4. Odbiór – dokument można odebrać osobiście lub, w przypadku zdalnego załatwienia sprawy, duplikat przesyłany jest pocztą na adres wskazany we wniosku.

Szkoły i jednostki prowadzące wydawanie duplikatów świadectw powinny działać zgodnie z przepisami oświatowymi. Jeśli jednak wystąpią problemy, można zwrócić się o pomoc do właściwego kuratorium oświaty.
Co jeszcze warto wiedzieć?

• Procedura uzyskania duplikatu przebiega sprawnie, jeśli formularz jest poprawnie wypełniony i zawiera wszystkie niezbędne dane.
• Duplikat różni się od oryginału tylko adnotacją o jego wtórnym charakterze oraz datą jego wystawienia. Poza tym ma taką samą moc prawną.
• W przypadku dokumentów sprzed kilkudziesięciu lat ich odnalezienie może potrwać dłużej, a proces uzyskania wymaga przekazania dodatkowych informacji przez wnioskodawcę.
• W wyjątkowych sytuacjach, kiedy świadectwo ukończenia szkoły zostało zniszczone lub zagubione w wyniku klęski żywiołowej, mogą obowiązywać uproszczone procedury, o czym decyduje Rozporządzenie Ministra Edukacji lub decyzja lokalnych władz oświatowych.
• Jeśli masz wątpliwości co do miejsca złożenia wniosku lub dokumentów wymaganych przez daną placówkę, najlepiej skontaktować się bezpośrednio z jej sekretariatem lub sprawdzić informacje na stronie internetowej szkoły.

Podsumowanie
Uzyskanie duplikatu świadectwa ukończenia szkoły nie jest procesem skomplikowanym, pod warunkiem że wcześniej zadbasz o poprawność danych i skompletowanie wszystkich wymaganych dokumentów. Złożenie odpowiedniego wniosku, uiszczenie opłaty oraz zachowanie wskazanego trybu postępowania zwykle wystarcza, by dokument został wydany w ciągu kilku tygodni. Jeśli pojawią się jakiekolwiek trudności, kuratorium oświaty jest instytucją, która może pomóc w załatwieniu sprawy. W ten sposób duplikat może zostać wystawiony i przekazany w sposób sprawny, bez zbędnych formalności.